Eficiência, organização e disciplina são qualidades importantes para a função

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Ela é assim: primeira a chegar, organizada, atenta a tudo e a todos. Quando deixa o lar, já está preparada para a função com um senso incrível de tudo que precisa realizar. Pode ser jovem, morena, loira, ruiva, negra, magra ou mais encorpada, com mais experiência pelos anos já vividos, usar saia ou tailleur, cabelos longos ou curtos, lisos ou encaracolados, crespos, enfim, não importa, mas uma característica é fundamental: estar bem apresentável e elegante (o que não significa ser modelo da Vogue ou top model-rsrsrs). É a secretária. Que com muita maestria, toma conta de tudo, absolutamente tudo. A função que exerce é a alma do negócio, desde a entrada na empresa até o momento que o “patrão” toma cafezinho com o cliente ou precisa de uma folga para atender chamados domésticos. Existe um ditado popular que diz assim: “nossa pergunte para a secretária, ela sabe e conhece tudo que ele ou ela precisa”, no caso o patrão(a). Ser secretária requer muito do profissional e do ser humano. Ética, fundamental, palpites, e conselhos, nem sempre, mas que muitas fazem a diferença no dia a dia de grandes empresários, isso é verdade. Então depois de tantas descrições vamos dar os parabéns para quem escolheu essa profissão. Não é fácil não. Ah, ainda existem também os secretários, que não são menos importantes.

 

 

Funções

Cabe à secretária auxiliar no andamento da rotina diária do local onde trabalha e estar sempre à frente da agenda dos  executivos. E engana-se quem pensa que para ser uma secretária não é necessário muito estudo. A profissão exige conhecimento na língua portuguesa, além de um segundo idioma. Hoje existe também o curso de Secretariado que dura, em média, 3 anos e oferece um diploma de curso superior na área.

Porque comemorar

Em setembro de 1859, exatamente no dia 30, nasceu Lilian Sholes, a primeira mulher a usar uma máquina de escrever. Filha de Christopher Sholes, o gráfico norte-americano e inventor da máquina de escrever, Lilian se tornou um símbolo e é lembrada até hoje em todo o mundo.

Brasil

Já no Brasil, comemora-se oficialmente o Dia da Secretária na mesma data, mas porque foi em 1985 que o exercício da profissão foi regulamentado pela Lei nº 7.377 –  O Presidente da República, faz saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1º O exercício da profissão de Secretário é regulado pela presente Lei. Brasília, 30 de Setembro de 1985.

 

Tipos

Para o exercício desta profissão é necessário muito estudo, inclusive curso superior. Existem profissionais que fizeram curso técnico e foram se aprimorando, principalmente no conhecimento e domínio de outro idioma. Mas, vamos conhecer oito tipos de secretárias que atuam hoje, sem falar nas outras habilidades que o mercado, principalmente globalizado, exige.

1) Secretária executora: tem poder de liderança, exerce mais domínio nas situações, é rápida e ativa, gosta de ir para a prática. Seu senso de urgência é voltado para resultados. Geralmente tem perfil mais extrovertido e facilidade para expor o que pensa. Como é mais racional e focada em tarefas, pode ser mais contestadora que as demais. Tem muita facilidade para iniciar projetos e colocar em prática o que planejou.

2)Secretária influente: influencia e persuade de forma espontânea. Gosta de trabalhar em equipe, de compartilhar informações, experiências, é aberta e motiva outras pessoas. Otimista, entusiasta, impulsiva, emocional, sociável e muito comunicativa. Confia nas pessoas. Às vezes teme ser rejeitada. Diferente da manipuladora que possui comportamento impositivo e age como mártir, a influente pensa na equipe.

3)Secretária analista: é o perfil da conformidade, então, essa profissional geralmente tem necessidade de estar de acordo com regras e normas. É especialista e profunda conhecedora do que faz, além de mais racional. Também é focada em tarefas, mas diferentemente da executora, é introvertida, perfeccionista, exata, mais reservada e crítica. Isso não compromete seu mundo interior, que é rico e feliz. Usualmente, analista é o perfil dos gênios, faz uso da lógica e da estratégia, sempre atenta aos detalhes, possui alta perceptividade. Detesta retrabalho.

4)Secretária dominante: possui consciência que seu papel não é somente atuar como facilitadora para o executivo e sua equipe, e sim, tornar a vida das pessoas melhor e mais fácil em todos os aspectos. Sente prazer em executar demandas pessoais. É competitiva, confiante, direta, firme e costuma tomar iniciativa, gosta de assumir novos desafios, é determinada, destemida, pioneira, assume riscos! Não se amedronta em meio aos problemas inerentes ao dia a dia, tem alto poder de decisão, é independente e um tanto egocêntrica. Controle e poder definem muito bem esta profissional.

5) Secretária conciliadora: sempre entrega mais do que se espera dela, não se limita a fazer apenas o que lhe é pedido, é sincera, leal, cooperativa e não se importa de ficar em segundo plano. Colaborativa, gosta de apoiar os colegas em novos projetos, motiva e incentiva novas ideias. É boa ouvinte, foge de conflitos e evita mudanças repentinas. É calma, confiante, segura, paciente, pouco emocional, muito tolerante e, às vezes, passiva. Concilia os opostos, tem a capacidade de se colocar no lugar do outro, de harmonizar os contrários e os conflitos que frequentemente assustam outras pessoas.

6)Secretária comunicadora: seu foco é pessoas. Assim como a influente, possui mais habilidade relacional, tem facilidade de interagir, verbalizar e comunicar, com muita simpatia e eficácia consegue se conectar a todos, o que a torna agregadora. É criativa e diferente, vende uma ideia como ninguém e, assim como a executora, tem grande facilidade para iniciar tarefas e projetos, mesmo os mais longos e árduos. É sociável, tem fluência verbal, entusiasta e persuasiva. Tem certa tendência a procrastinar e ser indisciplinada. Por ser mais ingênua, às vezes fala o que não deve.

7)Secretária metódica: faz tudo do jeito dela e exige que cada pessoa também faça. É o tipo de pessoa que tem razão em tudo o que fala e faz, é grosseira e só o trabalho dela é excelente, tem prazer em dificultar o trabalho dos colegas. Quando as coisas não saem como previsto, mais parece uma bomba-relógio. Não se sabe quando, mas uma hora ela explode e sobra para todos os lados.

8)Secretária planejadora: é uma profissional que, mesmo apresentando muita estabilidade, precisa de organização e estrutura, mas não é tão “cri-cri” como a analista. A planejadora ama pessoas e isso faz dela a melhor moderadora, é paciente e tem um equilíbrio muito grande, consegue atingir seus objetivos de um jeito amável e com muita calma. Diferente da comunicadora, ninguém precisa monitorá-la – se ela começou, vai até o final. Possui autocontrole, é sociável e persistente. Então…PARABÉNS.Secretaria2

*Fonte e fotos: Revista Digital-Perfil Profissional e rede social (Catho, Arte Sublime de Secretariar),Wisconsin Historical Society

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